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本市律師事務所居家或遠程辦公倡議十條

日期：2022-05-24    閱讀：5,145次

為應對突發事件，律師事務所可以提前建立應對突發事件工作機制，并提前做好工作預案。對因突發事件需采取居家或遠程辦公的，律師事務所應及時成立應急工作小組，建立應對突發事件聯系工作群，指定專門負責人員，掌握突發事件進展情況、重點人群名單等信息，做好相關信息的匯總、整理和報告工作。

上海市律師協會結合實際，對律師事務所居家或遠程辦公倡議如下：

（一）提前做好律師事務所電子證照備份

律師事務所可以提前對律師事務所相關證照做好電子檔備份，做好多版本掃描留存，包括PDF、JPG、GIF等格式，以便保障相關人員及時調取使用。

（二）申請開通律師事務所電子公章、電子發票

律師事務所可以提前開通電子公章、電子發票系統，并建立嚴格的線上使用審批流程，律師事務所可以根據實際需要，利用管理系統、軟件開展相關工作，做到審批流程規范、留痕、合規。

在應急狀態下，律師事務所可以考慮臨時授權相關人員移動設備、居家保管并按照規定流程使用印章、法人一證通數字裝備（如Ukey）、財務收付款憑證及設備、發票及開票設備等。

（三）收集備份電子檔律師執業證、律師簽章

律師事務所可以提前收集備份律師執業證電子檔，律師可以提前對本人的律師執業證、律師簽章做好電子版留檔，以便居家或遠程辦公期間能正常承接業務、線上開庭等。

（四）行政事務人員、律師家中備置居家辦公設備

律師事務所可以安排必要的行政事務人員，根據工作屬性備置適當居家辦公設備，如打印機、掃描儀，以及適量墨盒、紙張等辦公耗材。有條件的律師個人，亦可以根據需要自備相關居家辦公設備。以便在居家或遠程辦公期間行政事務、業務能正常開展。

（五）做好行政事務資料及律師業務資料的遠程存儲提取準備工作

律師事務所可以對行政事務資料和業務資料電子檔案予以存儲，有條件的律師個人也可以對業務資料進行電子化存檔。

律師事務所可以挑選合適的線上辦公軟件，協助律師做好文檔存儲、管理、調閱等工作。

有條件的律師事務所可以提供可操作性的遠程桌面支持系統，以備突發事件下可以遠程協助行政事務人員和律師完成必要的系統設置、故障查詢以及遠程資料調取等。

（六）建立信件收發機制、保障信件收發安全有序

信件的收發是律師事務所工作重點內容之一，律師事務所可以建立信件收發機制，保障信件收發安全，律師事務所指定專人負責對接信件收發業務，及時做好相關登記、信息收集反饋等工作。

（七）設置電話呼叫轉移，保障辦公電話通暢

律師事務所可以設置事務所辦公電話的呼叫轉移等功能，安排專人負責居家或遠程辦公接聽總機電話，并及時處理；有條件的律師事務所還可以將律師辦公電話呼叫轉移至律師的移動電話，保障聯絡暢通。

（八）開通線上會議軟件

律師事務所可以根據會議性質、會議種類、參會人數、軟件下載限制以及軟件功能性選擇等需求，選擇適合的線上會議軟件，以滿足召開各類會議的需求。

（九）開通其他在線業務操作平臺，方便律師在線開展業務

隨著互聯網技術的發展，在線業務操作平臺使用也越來越廣泛，律師事務所可以酌情選擇使用各種在線業務操作平臺，保障律師的業務開展。

（十）發布律師事務所居家或遠程辦公具體指導意見

律師事務所可以對居家或遠程辦公發布具體指導意見，組織律師事務所員工有序開展工作，降低突發事件的負面影響；利用時間較為充裕的客觀情況系統進行業務培訓，定期開展線上交流或心理輔導工作，匯總階段性問題，總結經驗。

律師事務所可以利用黨建、團建、工會等不同平臺，開展人員關懷、困難幫扶等凝聚力建設，保障平穩有序度過特殊時期。