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引言
繼上篇構(gòu)建反舞弊合規(guī)調(diào)查的整體框架后，本篇我們將聚焦于具體的調(diào)查方法，深入探討文件和電子數(shù)據(jù)證據(jù)的審查。現(xiàn)代企業(yè)運營高度依賴電子數(shù)據(jù)，電子郵件、合同文檔、保障數(shù)據(jù)乃至刪除的文件，往往潛藏著舞弊行為的關(guān)鍵線索。因此，對文件和電子數(shù)據(jù)的“深潛”成為了反舞弊合規(guī)調(diào)查中必不可少的一環(huán)。本文將解析如何使用各種技術(shù)與方法對文件和數(shù)據(jù)進行審查，有效識別風(fēng)險線索、挖掘關(guān)鍵證據(jù)，為反舞弊合規(guī)調(diào)查提供有力支撐。
一、 背景調(diào)查
背景調(diào)查是合規(guī)調(diào)查手段中最基礎(chǔ)、最前置的調(diào)查手段之一。通過各種免費或收費的、官方的或第三方的數(shù)據(jù)庫、媒體、網(wǎng)絡(luò)等，對涉案的人員或公司、企業(yè)開展背景調(diào)查，能夠幫助合規(guī)調(diào)查人員盡快理清各種關(guān)系，打開調(diào)查局面。
(一) 自然人身份查詢
反舞弊合規(guī)調(diào)查案件中，往往涉及形形色色的自然人，既包括被舉報的內(nèi)部員工，也包括與內(nèi)部員工串通的外部供應(yīng)商、客戶人員，還包括其他相關(guān)的參與者和知情者。通過合法且公開的渠道核驗相關(guān)自然人的身份并了解其基本背景，對于調(diào)查工作的推進至關(guān)重要。
一種常見的情形是，在相關(guān)證據(jù)或線索中出現(xiàn)了某一手機號或微信號，需要據(jù)此核實對應(yīng)人員的身份信息。此時，可借助即時通信及移動支付軟件的實名認證功能進行初步核查，例如在相關(guān)APP中搜索相關(guān)賬號，并查看其實名認證、昵稱、頭像等信息。但需注意，賬號的昵稱與頭像通常屬于可變信息，而實名認證信息往往無法完整顯示。因此，亦可進一步檢索該手機號對應(yīng)的短視頻平臺、生活分享平臺等社交媒體上的信息，此類平臺往往可以提供更豐富的線索。具體查詢方法需要根據(jù)平臺隱私規(guī)則確定，例如部分平臺要求將目標手機號添加至通訊錄并開啟APP的通訊錄權(quán)限，方可查詢其對應(yīng)的賬號信息；同時，某些平臺可能通過“好友推薦”等機制向被查詢人暴露查詢行為。除上述情況外，實踐中還存在通過充話費獲取繳費單、聯(lián)系通訊公司（前提是具備正當理由）、或假借銀行、快遞、獵頭等名義直接聯(lián)系目標手機號等方式進行身份核實，但這些方式可能引起對方警覺，存在“打草驚蛇”的風(fēng)險。
另一種常見情形是，已知相關(guān)自然人的姓名及職業(yè)信息，需進一步核實其身份真實性、法定資質(zhì)及任職情況。此時，通常需要借助專門平臺進行查詢。例如，對于醫(yī)生、護士等具有執(zhí)業(yè)資格的自然人，可以在有關(guān)政府部門的官方網(wǎng)站上查詢其執(zhí)業(yè)單位、執(zhí)業(yè)資格等信息；而通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)，則可以查詢自然人在企業(yè)擔(dān)任股東或董監(jiān)高的情況。
需特別注意的是，按照姓名檢索自然人時易出現(xiàn)重名的問題，因此需要結(jié)合多個渠道的信息來綜合比對。例如，經(jīng)常居所地、生日等其他關(guān)鍵信息可以輔助排重（公開的工商登記信息僅包含姓名，而裁判文書信息可能包含生日、住址等）。
(二) 企業(yè)信息查詢
對于案件中涉及的供應(yīng)商、客戶或其他企業(yè)，可以通過企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、信用中國、第三方商業(yè)查詢平臺以及企業(yè)官網(wǎng)、官方社交媒體賬號等多種渠道查詢相關(guān)信息。查詢內(nèi)容通常包括企業(yè)的注冊日期、經(jīng)營范圍、地址、股東、董監(jiān)高、財務(wù)負責(zé)人、對外投資、主營業(yè)務(wù)、聯(lián)系方式等。此外，還可通過相關(guān)政府部門的官方網(wǎng)站查詢企業(yè)的行政許可、產(chǎn)品注冊、知識產(chǎn)權(quán)、招投標等信息。根據(jù)法律法規(guī)要求，企業(yè)亦應(yīng)當在官網(wǎng)或電子商務(wù)平臺中的店鋪中展示其資質(zhì)證照信息，這對于僅掌握商號而未知公司全稱的類似情形尤其具備參考價值。需要注意的是，公開的信息可能存在延遲或不準確，此時可視情況通過律師依法調(diào)取工商檔案資料以獲取更加準確和詳細的信息。如果調(diào)查對象為上市公司，則可通過其披露的上市公司公告來挖掘更多詳實的信息，包括財務(wù)數(shù)據(jù)、人員履歷、主要供應(yīng)商客戶、重要合同等信息。此外，企業(yè)發(fā)布的招聘信息往往也包含重要信息，如業(yè)務(wù)模式、用人需求及關(guān)鍵聯(lián)系人等。最后，還可通過搜索引擎和社交媒體平臺了解企業(yè)的輿情動態(tài)，從而輔助判斷其聲譽風(fēng)險。
(三) 違法犯罪及涉訴記錄查詢
反舞弊合規(guī)調(diào)查案件中，通常都需要通過公開渠道查詢涉案自然人及企業(yè)的違法犯罪和涉案記錄。除少數(shù)引起社會廣泛關(guān)注的案件外，通常只有已經(jīng)終結(jié)的案件信息才會被公開。盡管這些信息未必與內(nèi)部合規(guī)調(diào)查直接相關(guān)，但其反映出的相關(guān)自然人、企業(yè)的合規(guī)意識和合規(guī)表現(xiàn)，仍可為全面了解涉案對象提供參考。我國的不同行政機關(guān)和司法機關(guān)會通過各自的互聯(lián)網(wǎng)平臺公開行政、刑事及民事司法案件信息，常見平臺包括中國裁判文書網(wǎng)、中國執(zhí)行信息公開網(wǎng)、人民法院公告網(wǎng)、人民法院訴訟資產(chǎn)網(wǎng)、中國檢察網(wǎng)案件信息公開等。此外，市面上也存在各類第三方數(shù)據(jù)庫，提供企業(yè)信用、案件檢索等收費服務(wù)，通過對官方渠道的信息進行分類匯總，供用戶更加便利地檢索使用。由于自然人違法犯罪記錄屬于個人敏感信息，使用第三方平臺時需要注意確保數(shù)據(jù)來源合法。另外，需要注意上述信息檢索平臺的信息可能存在數(shù)據(jù)不完整、更新不及時等問題，具有一定的局限性。因此，建議在實際操作中結(jié)合多平臺、多渠道進行交叉驗證，以提高信息的準確性與完整性。
(四) 巧用社交媒體
近年來，除了傳統(tǒng)的信息獲取渠道，社交媒體與開放性網(wǎng)絡(luò)平臺在合規(guī)調(diào)查中的作用愈發(fā)凸顯。此類非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)來源在特定情形下能提供意想不到的調(diào)查線索，補足“證據(jù)拼圖”中關(guān)鍵的一塊。
首先，社交媒體是識別人物身份、隱性關(guān)聯(lián)關(guān)系及潛在利益輸送渠道的有力工具。通過微信公眾號、微博、知乎專欄等平臺，可以核實涉案員工的職業(yè)背景、兼職記錄和外部活動等。例如，某被調(diào)查員工在公司內(nèi)部申報并無外部兼職情況，但曾以專家顧問身份參與演講活動，涉嫌存在未報備的外部營利行為。進一步地，員工及其家屬與供應(yīng)商之間可能存在點贊、評論、轉(zhuǎn)發(fā)等互動痕跡，甚至出現(xiàn)注冊手機號相同等關(guān)聯(lián)信息，這類信息在企業(yè)信息平臺（如企查查、天眼查）中往往難以察覺。此外，在旅行類社交平臺（如攜程、去哪兒、飛豬）或打卡平臺（如大眾點評）等平臺中，還可能發(fā)現(xiàn)多個獨立的供應(yīng)商共用地址、商鋪照片等，存在“影子公司”或“一人多戶”的嫌疑。
其次，深度挖掘社交媒體中包含的評論、圖像等信息，可以實現(xiàn)進一步分析環(huán)境及消費、驗證活動地點等功能。在關(guān)于員工報銷費用的核查案件中，通過大眾點評、攜程、美團等平臺，?？色@取關(guān)于餐廳、酒店的內(nèi)部照片、價格信息、發(fā)票格式等細節(jié)，這些信息可用于對比費用報銷憑證的真實性。例如，某消費憑證顯示存在高檔餐飲消費，而平臺評論卻顯示該餐廳僅提供低價餐飲，價格不符。此外，借助搜索引擎的圖像搜索功能，還可以驗證照片是否真實拍攝于聲稱的地點，以識別是否利用公開圖庫進行套圖的行為。
二、 文件審查
文件審查同樣屬于合規(guī)調(diào)查的基礎(chǔ)性、前置性手段之一。通過對搜集到的各種案件信息、證據(jù)和材料進行整理、分析、歸納、總結(jié)，其成果往往能夠直指案件關(guān)鍵突破口，或為后續(xù)的員工訪談、現(xiàn)場調(diào)查等其他調(diào)查手段奠定基礎(chǔ)并提供明確方向。
(一) 文件審查的數(shù)據(jù)來源
在合規(guī)調(diào)查中，但凡與案件事實存在關(guān)聯(lián)的信息、材料與記錄，均可視作文件審查的有效數(shù)據(jù)來源。文件來源主要可以分為如下三類：
l 公司層面的制度性與管理類文件，包括公司基本資料（如組織架構(gòu)圖、組織規(guī)模、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品介紹等）、人力資源管理相關(guān)文件（如勞動合同、員工簡歷、職責(zé)描述、員工手冊、薪酬管理及銷售激勵等）以及公司制度與流程相關(guān)文件（如內(nèi)部授權(quán)政策、財務(wù)政策、合規(guī)政策等）。
l 涉案業(yè)務(wù)相關(guān)文件，包括管理類文件（如業(yè)務(wù)計劃、業(yè)務(wù)回顧、項目手冊、審計報告、會議紀要等）、交易類文件（如招投標記錄、盡調(diào)報告、涉案合同、項目審批單、驗收記錄等）及財務(wù)類文件（如會計賬簿、報銷單據(jù)、付款審批記錄、付款憑證、結(jié)算單、銀行流水等）。
l 舉報材料及隨附提供的證據(jù)材料，包括舉報人提供的舉報信及聊天記錄截圖、活動照片、賬目表格等補充材料。
(五) 準備文件需求清單
由于相關(guān)文件通常由不同的利益相關(guān)方保管，需要向舉報人、業(yè)務(wù)部門、供應(yīng)商、經(jīng)銷商等索要材料。因此，需要事先準備一個文件需求清單，描述所需要的文件類型，并要求對方予以提供或就無法提供的部分作出解釋說明。
在提出文件需求時，需要注意提醒對方嚴格保密，并且視情況判斷是否披露調(diào)查信息。特別是對于可能存在利益沖突的業(yè)務(wù)部門或者外部的第三方，應(yīng)當尤為謹慎。此類情形下，可以以日常審計、定期風(fēng)險評估等理由提出文件需求，而不直接披露正在開展的合規(guī)調(diào)查事項。此外，為避免對方根據(jù)文件需求的清單反推出調(diào)查的方向和進展，對于文件的需求可以適當大于實際需要的文件。
(六) 數(shù)據(jù)對照分析（Data Cross-reference Analysis）
以員工涉嫌商業(yè)賄賂的文件審查方法為例。商業(yè)賄賂的本質(zhì)是以利益換取不正當競爭優(yōu)勢，其直接目的往往是短期內(nèi)顯著提升特定主體的業(yè)績表現(xiàn)。因此，業(yè)績數(shù)據(jù)的異常波動是首要關(guān)注點。首先，可以調(diào)取涉案員工的銷售數(shù)據(jù)，再對銷售數(shù)據(jù)進行橫向、縱向、區(qū)域、市場、渠道等多維度的對比分析，定位出銷售數(shù)據(jù)中難以用正常商業(yè)邏輯解釋的潛在異常點（例如某段時間銷售數(shù)據(jù)的突然增長）。其次，孤立看待銷售數(shù)據(jù)異?？赡軐?dǎo)致誤判（例如市場需求爆發(fā)），因此需將異常點放置于更廣泛的背景中進行交叉驗證。例如，結(jié)合員工的基本人事信息（負責(zé)產(chǎn)品線是否具有賄賂高發(fā)特性、入職年限及過往合規(guī)記錄是否提示風(fēng)險傾向）、費用數(shù)據(jù)（異常銷售數(shù)據(jù)同期報銷費用類型及明細是否存在非正常情況）以及外部環(huán)境風(fēng)險（當?shù)刈罱欠裼羞`法事件、是否存在其他政府調(diào)查）等信息進行相互參照及核查。最后，可以建立客觀的風(fēng)險評估機制，針對上述風(fēng)險點和風(fēng)險因素進行賦值和加權(quán)計算，篩選出疑點較高的調(diào)查對象，利用熱力圖等可視化工具呈現(xiàn)篩選結(jié)果及對應(yīng)的風(fēng)險級別，科學(xué)分配后續(xù)的調(diào)查資源。
(七) 文件真實性合理性分析（Verification and Analysis）
以員工涉嫌虛假報銷的文件審查方法為例。在醫(yī)藥健康行業(yè)中，常見的虛假報銷情形是以虛構(gòu)的學(xué)術(shù)會議為名，套取餐費、場地費或講課費用于賄賂或個人消費。此類行為往往依賴偽造或變造的支持性文件，文件審查的目標則是識別出其中的蛛絲馬跡。需要審查的文件包括：會議邀請函、簽到表、活動照片、視頻、餐飲水單、發(fā)票、POS單等文件。審閱的方法就是單筆報銷材料內(nèi)部比對、多筆報銷材料橫向比對以及報銷材料與外部信息（背景調(diào)查信息）比對，典型的疑點包括：
l 活動照片：檢查參會人數(shù)、會場環(huán)境、時間戳是否符合會議申請中的信息。
l 餐飲水單：結(jié)合背景調(diào)查手段核實餐廳是否存在、菜品價格是否真實、消費金額是否符合公司政策、是否出現(xiàn)高價海鮮/酒類等不合理消費。
l 發(fā)票：通過稅務(wù)局發(fā)票系統(tǒng)核驗發(fā)票真?zhèn)?，關(guān)注開票日期是否符合消費日期，開票金額是否符合水單金額、發(fā)票章是否真實等問題。
l 簽到表：關(guān)注簽到表中字跡是否屬于參會者本人。若存在字跡雷同、筆跡一致等問題，則存在“代簽”甚至虛假參會的風(fēng)險。
三、 電子數(shù)據(jù)審查
在信息時代，電子數(shù)據(jù)已成為企業(yè)日常溝通與運營的核心載體，故而電子數(shù)據(jù)審閱對于合規(guī)調(diào)查的重要性與日俱增。然而，電子數(shù)據(jù)易篡改、易滅失的特性與其海量性并存，一個案件中甚至可能涉及數(shù)以百萬計的文件，因此嚴謹、科學(xué)、高效的審閱方法和專業(yè)的工具必不可少。本部分將全流程展現(xiàn)電子數(shù)據(jù)審查的過程。
(一) 數(shù)據(jù)映射與證據(jù)留存（Data Mapping and Legal Hold）
數(shù)據(jù)映射是指識別與調(diào)查事項相關(guān)的數(shù)據(jù)可能存儲在哪些信息保管人（Custodians）的哪些設(shè)備或系統(tǒng)中。確定信息保管人，通常需要結(jié)合已知的涉案人員、相關(guān)部門和業(yè)務(wù)流程加以判斷；而調(diào)查涉及的數(shù)據(jù)載體，一般包括員工的工作電腦、工作手機等終端設(shè)備，以及公司郵箱、網(wǎng)盤、辦公即時通信軟件（如Microsoft Teams、企業(yè)微信等）等系統(tǒng)。由于上述數(shù)據(jù)通常系員工為履行工作職責(zé)所產(chǎn)生，且存儲于公司所有的設(shè)備或系統(tǒng)中，原則上公司具有查閱上述信息的權(quán)限（關(guān)于合規(guī)調(diào)查中的合法性邊界問題，將在本系列的后續(xù)文章中詳細介紹）。需要注意的是，涉案人員在溝通敏感或私密事項時，可能會刻意繞開公司可控系統(tǒng)，轉(zhuǎn)而使用私人設(shè)備或應(yīng)用程序（如個人微信、私人郵箱等）。因此，僅依賴電子數(shù)據(jù)審閱可能存在一定局限。對此，可在開展合規(guī)訪談時，經(jīng)被訪談人同意，請其配合出示相關(guān)私人設(shè)備或通信記錄，以彌補潛在信息缺口。
證據(jù)留存旨在確保包括電子數(shù)據(jù)在內(nèi)的證據(jù)不被篡改、刪除，通?？梢圆扇?nèi)部備份留存、關(guān)閉員工刪除信息的權(quán)限、關(guān)閉文件定期清理功能等措施。此外，在可能涉及訴訟和外部調(diào)查時，必要時可以發(fā)出“證據(jù)留存通知”（Legal Hold Notice）要求相關(guān)業(yè)務(wù)部門、IT部門和人員不得篡改、刪除與調(diào)查事項有關(guān)的電子郵件、文件、電子記錄等電子數(shù)據(jù)。證據(jù)留存通知的發(fā)布方式和范圍需要結(jié)合具體案件情況綜合判斷。調(diào)查人員在履行證據(jù)保全義務(wù)的同時，也需權(quán)衡信息披露可能帶來的風(fēng)險，避免因過早暴露調(diào)查動向而“打草驚蛇”，導(dǎo)致證據(jù)被轉(zhuǎn)移或銷毀。
(八) 數(shù)據(jù)保全與鏡像（Preservation and Imaging）
考慮到審閱結(jié)果可能作為證據(jù)用于潛在的行政、刑事、民事流程，需要確保電子數(shù)據(jù)來源可靠，且數(shù)據(jù)處理、審閱的過程本身沒有對電子數(shù)據(jù)造成篡改。因此，審閱過程應(yīng)當針對數(shù)據(jù)的鏡像而非數(shù)據(jù)的原始載體，因為審閱的過程本身可能就造成相關(guān)電子數(shù)據(jù)的變化。舉例而言，調(diào)查人員發(fā)現(xiàn)員工電腦里保存了其接受供應(yīng)商賄賂的賬本表格，而員工可能抗辯自己根本沒有這樣的文件，甚至質(zhì)疑調(diào)查人員栽贓陷害將賬本存到了自己的電腦。此時，調(diào)查人員就需要有充分的證據(jù)證明證據(jù)的可靠性，而這就需要依靠數(shù)據(jù)保全與鏡像，這一步驟通常需要與IT部門、數(shù)據(jù)供應(yīng)商、鑒定機構(gòu)、公證處等通力合作。
在最理想的情況下，在獲取必要的授權(quán)后，調(diào)查人員需要采取下列步驟：獲取原始載體、制作原始載體的鏡像、證明獲取原始載體到制作鏡像的過程可靠、保護原始載體的原貌。具體而言，可以采取下列措施：
l 獲取原始載體：獲取原始載體的常見策略包括兩類，一類是在啟動正式調(diào)查訪談時，明確告知被訪談員工其配合調(diào)查的義務(wù)后，當場要求其交還公司配發(fā)的電子設(shè)備（包括工作電腦、工作手機等）。一類是以“系統(tǒng)維護/更新”的名義，協(xié)同IT部門在預(yù)設(shè)時間點集中收集目標設(shè)備，以實現(xiàn)同步控制多臺設(shè)備的目的。但無論采用何種策略，均需確保行為具備明確的合法基礎(chǔ)，保證公司規(guī)章制度、員工勞動合同等文件中明確賦予了公司在特定情況下管理和控制公司資產(chǎn)的權(quán)力，且操作過程中需嚴格遵守內(nèi)部規(guī)定及外部法律法規(guī)，不可侵犯員工的合法權(quán)益。
l 制作原始載體的鏡像：通常由IT部門、司法鑒定機構(gòu)或數(shù)據(jù)供應(yīng)商等具有專門知識的人進行操作，獲取原始的、未被更改的副本，該過程應(yīng)注意不得改變原始載體中數(shù)據(jù)的狀態(tài)?？梢酝ㄟ^哈希值校驗的方式確認復(fù)制的鏡像與原始載體中的數(shù)據(jù)一致，此外可以制作兩份完全相同的鏡像，一份用于后續(xù)的處理和審閱，另一份由公證機構(gòu)封存以備日后校驗。
l 記錄獲取原始載體到制作鏡像的過程：一是通過鏈條記錄（Chain of Custody）詳細記錄原始載體及鏡像文件的初始保管人、證據(jù)接收人、接收時間、儲存介質(zhì)、處理過程等信息，每一次證據(jù)交接都要由相關(guān)人員簽字確認；二是通過公證機構(gòu)或者可信時間戳等方式對于從獲取原始載體到完成鏡像的全過程予以固定。
l 鏡像數(shù)據(jù)的解密與處理：鏡像完成后，還需對數(shù)據(jù)進行預(yù)處理，以便后續(xù)的分析、審閱工作。首先，需要整合元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)包括郵件時間、文件作者、修改時間、文件路徑等，便于篩選、排序及對比；其次，如果涉案電腦啟用了BitLocker（Windows）或FileVault（Mac）保護，則需要從移動設(shè)備管理（MDM）系統(tǒng)或其他渠道獲得數(shù)據(jù)的解密密鑰以對數(shù)據(jù)進行解密；最后，需要準備審閱格式，即將處理后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Relativity，EnCase等審閱平臺，進行正式審閱前的索引、去重、OCR識別等技術(shù)步驟。
l 原始載體的后續(xù)處理：理想狀態(tài)下應(yīng)對原始載體進行封存并通過公證機構(gòu)或可信時間戳予以記錄，但實踐中工作電腦、工作郵箱等可能仍要繼續(xù)投入使用，則只能依賴前述步驟來盡力確保證據(jù)的可靠性。
(九) 數(shù)據(jù)審閱和分析（Review and Analysis）
如果說前述步驟是電子數(shù)據(jù)審閱的準備工作，那么數(shù)據(jù)審閱和分析就是事實發(fā)現(xiàn)的核心步驟。在這一階段，調(diào)查人員通過Relativity，EnCase等審閱軟件在線審閱經(jīng)處理并上傳至云端的電子數(shù)據(jù)，通過關(guān)鍵詞并結(jié)合表達式搜索初步篩選出待審閱的數(shù)據(jù)，并進行人工審閱和標記（Coding），識別出與調(diào)查事項相關(guān)的文件，并根據(jù)涉及的事項、重要性、敏感度進行分類。本步驟的核心要點主要包括：
1. 關(guān)鍵詞（Search Terms）設(shè)置
關(guān)鍵詞包括通用關(guān)鍵詞（General Terms）和特定關(guān)鍵詞（Specific Terms）兩類。通用關(guān)鍵詞是某一合規(guī)領(lǐng)域（如商業(yè)賄賂、職務(wù)侵占等）通用的關(guān)鍵詞，一般專業(yè)的調(diào)查人員都有自己的通用關(guān)鍵詞庫，根據(jù)項目所涉合規(guī)領(lǐng)域調(diào)取并稍加調(diào)整即可使用；而特定關(guān)鍵詞是為了某個特定的調(diào)查項目量身打造的詞庫，一般需要根據(jù)項目背景、舉報信、前期調(diào)查發(fā)現(xiàn)等情況進行具體設(shè)置。
關(guān)鍵詞通常由關(guān)鍵字與邏輯連接符組成，常用的邏輯連接符包括AND、OR、NOT、W/n等，具體含義如下：
| 邏輯連接符 |
示例 |
含義 |
| AND |
A AND B |
“與”，即文件中同時包含A和B。 |
| OR |
A OR B |
“或”，即文件中至少包含A或B任意一項。 |
| NOT |
A NOT B |
“否”，即文件中包含A但不包含B。 |
| W/n |
A W/5 B |
A與B同時出現(xiàn)且A與B距離5個字符內(nèi)。 |
關(guān)鍵詞設(shè)置雖規(guī)則簡明，實則高度依賴調(diào)查人員的專業(yè)素養(yǎng)，需融合豐富的調(diào)查經(jīng)驗、生活常識與策略性思維。具體可遵循以下原則：
l 注意寬嚴有度。關(guān)鍵詞的限定條件越多、長度越長，則搜索結(jié)果越精確，但也越容易遺漏文件。通常需要經(jīng)過多輪“試運行”并逐步調(diào)整，才能達到合理的命中比例。
l 把握核心特征。可以通過初步檢索找到一些樣本文件，從中提煉核心特征并納入關(guān)鍵詞。這些核心特征通常是僅在特定場合下使用的用詞或表達，有助于精準定位到目標文件。
l 適配語言習(xí)慣。需要熟悉相關(guān)領(lǐng)域常用的“黑話”、俗稱及特殊表達，例如中紀委公布的案件中以“小海鮮”指代行賄的現(xiàn)金。此外，鑒于文件中出現(xiàn)錯別字的情況較為普遍，設(shè)置關(guān)鍵詞時需予以考慮，并預(yù)先構(gòu)建常見同義表達及錯誤形式變體。
l 善用屬性限定。通過對文件拓展名、郵件收發(fā)件人、時間范圍等要素進行過濾，可大幅提升審閱的針對性。
2. 標簽面板（Coding Panel）和審查手冊（Review Manual）
面對案情龐大、問題復(fù)雜、多維度交叉的合規(guī)調(diào)查案件，Coding Panel和Review Manual的設(shè)計尤為關(guān)鍵。
Coding Panel是指在數(shù)據(jù)審查平臺中用于為每份文件進行分類、打標簽（Tagging）和記錄判斷的界面模塊。它直接決定了審查決策的統(tǒng)一性、審查結(jié)果的可檢索性，以及后續(xù)風(fēng)險分析、可視化報告的準確性。在合規(guī)調(diào)查中，Coding Panel常包含如下關(guān)鍵字段，具體可根據(jù)案件量身定制：
l 相關(guān)性（Relevancy）：根據(jù)是否與待調(diào)查事實相關(guān)及相關(guān)程度，可進一步分為Highly Relevant、Relevant、Not relevant等多個等級。
l 問題分類（Issue）：根據(jù)待調(diào)查事實所對應(yīng)的犯罪或違規(guī)的具體風(fēng)險點，對于案情簡單的案件，可以直接用“商業(yè)賄賂”“職務(wù)侵占”等相關(guān)的違規(guī)類型作為Issue；對于案情復(fù)雜的案件，則可能需要對于違規(guī)事項進一步拆分，區(qū)分構(gòu)成要件和具體行為模式（如現(xiàn)金、禮品、宴請等）、員工在案件中的角色（如指示、暗示、實施、執(zhí)行）等。此外，部門、產(chǎn)品線、時間區(qū)間等信息也可以作為選項。
通過科學(xué)合理地設(shè)置Coding Panel，可以幫助調(diào)查人員快速對審閱結(jié)果進行分析，掌握審閱發(fā)現(xiàn)的全局面貌，通過篩選標記的結(jié)果快速找到某一具體事實相關(guān)的發(fā)現(xiàn)，甚至可以通過時間線等方式快速可視化地展現(xiàn)案件發(fā)展的來龍去脈。
Review Manual是配套Coding Panel使用的操作指南。其作用主要包括明確每個字段背后的含義及判斷方法，統(tǒng)一調(diào)查團隊的審查標準；提供典型案例與批注模板，降低調(diào)查成員的學(xué)習(xí)成本；便于后期對整體審閱質(zhì)量的統(tǒng)一校準與審查。
3. 審閱
完成前述準備工作后，即可啟動電子數(shù)據(jù)的正式審閱流程。在標準的電子數(shù)據(jù)審閱規(guī)范中，該流程至少應(yīng)包括兩輪審閱環(huán)節(jié)。
第一輪審閱（First Pass Review）通常由初級的合規(guī)調(diào)查人員進行，旨在對于經(jīng)關(guān)鍵詞命中的大量文件進行初步篩查，按照Coding Panel的要求對文件的相關(guān)性和問題分類進行勾選，并簡要歸納文件與調(diào)查相關(guān)的主要內(nèi)容。為了確保第一輪審閱的質(zhì)量，在這一階段需要由資深的合規(guī)調(diào)查人員同步進行質(zhì)量控制（Quality Control），即抽取一定比例的已審閱文件，判斷第一輪審閱者對于審閱要求是否理解正確。
第二輪審閱（Second Pass Review）通常由資深的合規(guī)調(diào)查人員進行，旨在對經(jīng)過第一輪審閱篩選出來的文件進行進一步的分析，判斷其重要性，確認相關(guān)文件是否用于后續(xù)的訪談、報告起草以及作為證據(jù)。
在審閱過程中，調(diào)查人員可以利用技術(shù)輔助審閱（Technology Assisted Review，TAR）來提高審閱效率。對于涉案人員故意刪除證據(jù)的情況，也可以借助文件刪除分析與恢復(fù)技術(shù)恢復(fù)相關(guān)證據(jù)，即使無法恢復(fù)，也可以確認其存在刪除證據(jù)的違規(guī)行為。
在完成文件審閱工作后，調(diào)查流程通常進入數(shù)據(jù)導(dǎo)出（Production）階段，即將審閱后的相關(guān)數(shù)據(jù)進行匯總處理，用于報告撰寫、證據(jù)準備等調(diào)查步驟。本階段應(yīng)確保導(dǎo)出的數(shù)據(jù)具備完整性、可驗證性和合規(guī)性，以滿足內(nèi)部審查或外部執(zhí)法的要求。
四、 結(jié)語
文件與數(shù)據(jù)在現(xiàn)代商業(yè)脈絡(luò)中所留下的痕跡，構(gòu)成了照亮舞弊陰影的關(guān)鍵光源。背景調(diào)查、文件審查和電子數(shù)據(jù)審查手段如同精密的探針，幫助調(diào)查團隊在龐雜信息中提取核心線索。但調(diào)查遠未結(jié)束——這些線索指向的事實，仍需通過專業(yè)的實地核查與訪談技巧來驗證、夯實，才能最終形成完整的證據(jù)閉環(huán)。本系列的下一篇章《反舞弊合規(guī)調(diào)查的攻防戰(zhàn)：現(xiàn)場調(diào)查與攻心訪談組合拳》，將深入探討這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，展示如何步步為營，直抵案件核心。
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